All About >> Administrasi Perkantoran

MENERIMA PANGGILAN TELEPON MASUK

Add caption

Tujuan Menerima Panggilan Telepon Masuk.

Menanyakan Informasi,

Memberikan Informasi,

Meninggalkan pesan,

Persoalan  Pribadi.

7 sikap dalam menerima Panggilan

Telepon Masuk

1.Caring, yaitu memperhatikan mendengarkan dan
    mencatat semua isi pembicaraan penelpon.

2.Controlled, yaitu mampu menjaga dan mengontrol emosi
    pada saat penelpon marah.

3.Committed, yaitu merasa terkait dengan organisasi
    perusahaan, tidak melemparkan masalah dengan orang
    lain atau lepas tanggung jawab.

4.  Confident, yaitu penuh keyakinan dalam mengatasi
     persoalan yang timbul.

5. Considerate, yaitu sikap persahabatan dan menjaga
     emosi penelpon.

6. Creative, yaitu kemampuan untuk menemukan cara yang 
     efektif dalam bekerja.

7. Contagious, yaitu selalu memelihara keakraban,
     kegembiraan, kesejukan, dan kedamaian kepada
     penelpon.

Macam – Macam Panggilan Telepon Masuk

1.Panggilan Berupa keluhan pelanggan yang tidak puas.

2.Panggilan dari pelanggan yang bersifat meminta informasi.

3.Panggilan permintaan ingin berbicara dengan pimpinan.

4.Panggilan yang bernada mengancam.

Langkah – langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk

•Menyiapkan kertas dan alat tulis.

•Jangan biarkan telepon berdering sampai 3 kali.

•Berbicaralah dengan nada yang enak didengar, agar bisa
  lebih akrab panggilan sisi penelpon dengan namanya.

•Berbicara di pesawat harus terdengar menyenangkan bagi
  lawan bicara.

•Menyiapkan kertas dan alat tulis.

•Jangan biarkan telepon berdering sampai 3 kali.

•Berbicaralah dengan nada yang enak didengar, agar bisa
  lebih akrab panggilan sisi penelpon dengan namanya.

•Berbicara di pesawat harus terdengar menyenangkan bagi
  lawan bicara.

•Apabila pihak penelpon ingin segera berbicara dengan
  pimpinan, segera operator telepon, resepsionis
  atau sekretaris meminta waktu sebentar untuk 
  konfirmasi dengan pimpinan.

•Akhiri pembicaraan telepon dengan mengucapkan

  terimakasih dan salam penutup, biarkan penelpon

  yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih

  dahulu, setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon
  anda.

Etika Menerima Panggilan Telepon

Pembicaraan melalui telepon bukan komunikasi tatap muka
sehingga lawan bicara tidak dapat melihat cara non verbal
seperti mimik, ekspresi wajah, gerakan bagian tubuh dan
sebagainya. Oleh karena itu sekretaris harus memahami
etiket bertelepon dan menerima telepon seperti berikut ini:

1. Panggilan telepon diwajibkan dengan cepat. Jangan
    sampai berdering 3 kali.

2.Sapa dengan cara profesional dan menggunakan bahasa
    yang baik , benar dan sopan.

3.Berikan identitas diri dengan jelas dan berikan selamat
   pagi, selamat siang, dan selamat sore.

4.Jangan mengucapkan kata “halo” pada awal menerima
    telepon. Kata “halo” hanya dipakai  ditengan
    pembicaraan bila ada kata yang tidak jelas,atau terputus.

5. Pastikan identitas penelpon dan selalu menyebutkan
     nama penelpon dilengkapi dengan sebutan ibu/bapak.

6. Apabila menyampaikan pesan
     atau menyambungkan  telepon untuk pimpinan, harus
     pada orang yang tepat.

7. Mengetahui produk atau kegiatan bisnis di perusahaan
     tempat kerja.

8. Dalam menyampaikan pesan sekretaris harus
     mengatakan bahwa ia akan menyampaikan pesan

     pimpinan, bukan sekretaris yang akan berbicara.

9. Apabila pimpinan tidak, ditempat , catat nomor telepon
    dan pesan-pesan yang disampaikan penelpon.

10. Akhiri pembicaraan telepon dengan    mengucapkan
      terima kasih dan salam  “selamat pagi”

11. Letakkanlah gagang telepon dengan pelan.

Hal-hal yang dihindari sekretaris dalam komunikasi

•Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang
 belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara
 ditelepon.

•Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.

•Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.

•Berbicara terlalu banyak,basa-basi

semoga informasi diatas dapat bermanfaat bagi anda semua :D