Manajemen Waktu - oleh Tasya Evandriani

MAKALAH

MANAJEMEN WAKTU

MATERI

~Pengertian manajemen waktu

manajemen waktu adalah tindakan atau proses perencanaan dan secara sadar melakukan kontrol atas jumlah waktu yang dihabiskan untuk kegiatan tertentu, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi atau produktivitas.

~Tujuan Manajemen Waktu

Tujuan manajemen waktu adalah untuk mengatur waktu sedemikian rupa dengan menyusun jadwal harian dan agenda agenda harian kita agar bisa teratur dan bisa terlaksana dengan baik, dengan meletakkan prioritas tertentu dalam jadwal harian kita dan target apa yang akan kita capai hari itu, sehingga kita tahu pekerjaan penting apa yang harus kita kerjakan terlebih dahulu di hari ini, besok, dan seterusnya.

~Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan :

1.      Skala Prioritas

Cara mengatur prioritas kerja adalah salah satu jenis ketrampilan yang harus dimiliki oleh pekerja profesional atau profesi lainya. Kemampuan ini mesti dimiliki oleh mereka yang berada disemua level ari staf, manajer sampai ke direktur atau pimpinan sekalipun.

Beberapa hal yang mempengaruhi skala prioritas:

a.       Tingkat ugensinya, yang mana yang harus didahulukan

b.      Kesempatan yang dimiliki

Misal : obat, saat sakit menjadi hal yang utama dan yang lain menjadi hal yang kedua.

c.       Pertimbangan masa depan, agar masa depan gemilang kita perlu mendapatkan pendidikan maka dari itu pendidikan beserta pelengkapnya harus diutamakan juga

d.      Kemampuan diri

e.       Tingkat pendapatan

f.       Status sosial

g.      Lingkungan

Tiga kategori Prioritas Waktu

a.       Jangan dikerjakan

·         Masalah dapat hilang tanpa diatasi

·         Sudah kadaluarsa

·         Dapat dikerjakan oleh orang lain

b.      Dikerjakan nanti

·         Tidak disertai jatuh tempo

·         Dapat ditunda

·         Dapat diperlambat

Alasan penundaan tugas :

·         Tidak ingin memulai

·         Tidak tahu dari mana memulai

·         Tidak tau dari mana memulai meskipun ingin memulai.

c.       Dikerjakan sekarang

·         Kebutuhan unit operasional harian

·         Kegiatan-kegitan yang telah ditunda,misal

-kebutuhan staf

-kebutuhan peralatan

-rapat

            2.      Delegasi

Pendelegasian wewenang merupakan suatu yang vital dalam organisasi, delegasi adalah salah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

Alasan Pendelegasian :

a.       Memungkinkan alasan dapat mencapai lebih dari pada mereka mengenai setiap tugas sendiri.

b.      Agar organisani dapat berfungsi lebih efisien.

c.       Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan.

d.      Dapat mengembangkan keahlian bawahan sebagai suatu alat pembelajaran dari kesalahan.

e.       Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan.

Yang memungkinkan gagalnya delegasi:

a.       Atasan merasa lebih jika mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.

b.      Atasa tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahanya salah ataupun gagal dalam menjalankan wewenangnya.

c.       Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya.

d.      Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan sangat baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisisnya sebagai atasan.

e.       Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab yang sudah ditrerima.

f.       Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas-tugas dengan benar dan dikatakan gagal.

g.      Bawahan merasa tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih besar 

                  3.      Asertif

Asertif dapat diartikan sebagai kemampuan untuk menyatakan diri dengan tulus, jujur, jelas, tegas, terbuka, sopan, spontan, apa adanya, dan tepat tentang keinginan, pikiran, perasaan emosi yang dialami, apakah hal tersebut yang dianggap menyenangkan ataupun mengganggu sesuai dengan hak-hak yang dimiliki dirinya tanpa merugikan, melukai, menyinggung atau mengancam hak-hak kenyamanan dan integritas perasaan orang lain.

~Manfaat Manajement Waktu.

1. Meningkatkan Produktivitas, manajemen waktu membantu seseorang untuk menentukan tugas mana yang paling penting sehingga bisa memfokuskan perhatiannya secara penuh untuk keberhasilan tugas tersebut. Dengan demikian, kita selalu memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas yang paling penting.
2. Meningkatkan Kepuasan Kerja, meningkatnya kinerja berarti semakin banyak tugas penting terselesaikan, dengan demikian kepuasan kerja seorang entrepreneur meningkat pula.
3. Memperbaiki Hubungan antar Manusia, walaupun dengan menerapkan manajemen waktu akan mengurangi total waktu interaksi dengan individu lain di kantor namun justru akan meningkatkan kualitas waktu bersama. Hubungan ini bahkan dapat meluas hingga ke luar kantor termasuk hubungan kekeluargaan. Dengan demikian, perusahaan dapat berjalan dengan harmonis dan miliki semangat kebersamaan atau esprit de corps.
4. Mengurangi Ketegangan dan Kecemasan, manajemen waktu yang baik bisa mengurangi ketegangan dan kecemasan dalam bekerja. Dengan berkurangnya ketegangan dan kecemasan maka seorang entrepreneur bisa mengolah informasi yang masuk dengan lebih jernih sehingga dapat mengambil keputusan dengan lebih baik.
5. Lebih Sehat, dengan berkurangnya kecemasan dan ketegangan, meningkatnya produktivitas, kepuasan kerja, dan semakin baiknya hubungan antar manusia, maka tekanan psikologis dan fisiologis akan semakin berkurang pula yang secara umum akan meningkatkan kesehatan. Secara langsung, manajemen waktu yang baik akan memungkinkan kita untuk makan tepat waktu dan melakukan kegiatan olah raga. Kesehatan yang baik akan sangat menunjang entrepreneur dalam mengembangkan bisnisnya.

~Prinsip Manajement Waktu                                         

7 Prinsip Manajemen Waktu yang Kreatif   

    1. Selalulah aktif, bukan reaktif.

       Buatlah keputusan-keputusan aktif tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda daripada reaktif terhadap setiap tuntutan yang Anda temui. Tentukan apa saja yang penting bagi Anda, dan katakan "tidak" terhadap segala sesuatu yang bertentangan.

    2. Tentukan sasaran

      Dengan menentukan sasaran, Anda tahu tujuan Anda. Tanpa sasaran, Anda akan kehilangan arah dan bereaksi terhadap kesempatan2 dan persoalan2 yang tidak pasti, dengan pandangan sempit atas akibat yang mungkin timbul dalam kehidupan pribadi dan profesional Anda.

    

    3.  Tentukan prioritas dalam tindakan Anda
      Begitu Anda telah menentukan sasaran, Anda perlu menentukan prioritas tindakan guna mencapai sasaran2 itu. Kunci dalam menentukan prioritas adalah dengan mengidentifikasikan apa yang penting dari aktivitas Anda secara tepat dan menentukannya sebagai prioritas.

    4.  Pertahankan fokus Anda
      Maksimalkan produktivitas Anda dengan berkonsentrasi pada satu proyek yang utama satu per satu. Setelah menentukan sasaran dan prioritas tindakan Anda, pantaulah perkembangannya hingga proyek itu selesai. Apa pun yang Anda lakukan, lakukanlah dengan seluruh kemampuan Anda.

   5.  Ciptakan tenggat waktu yang realistis
      Tenggat waktu yang realistis dapat membantu Anda tetap fokus pada sasaran jangka panjang dan terutapa pada prioritas jangka pendek.

   6.  Lakukan sekarang (DO IT NOW)

      D = Divide. Bagi menjadi tugas yang lebih kecil.

O = Organize. Aturlah bagaimana melakukannya.

I = Ignore. Abaikan gangguan yang mengalihkan perhatian.

T = Take. Ambil kesempatan mengetahui bagaimana melakukannya sendiri

N = Now. Sekarang

O = Opportunity. Ambil keuntungan dari kesempatan yang menguntungkan Anda.

W = Watch out. Waspada pada pemborosan waktu.

   7.Seimbangkan hidup Anda.
       Untuk menerapkan prinsip2 manajemen waktu yang kreatif ini tidak hanya dalam pekerjaan, tetapi juga dalam gergaul dan beraktivitas mengisi waktu luang. Jadi seimbangkanlah hidup Anda seperti menciptakan waktu bagi diri sendiri, sahabat, saudara, dan yang lainnya.

~ Hambatan-hambatan dalam Manajemen Waktu

1. Mendahulukan pekerjaan yang dicintai, baru kemudian mengerjakan pekerjaan yang kurang diminati.
2. Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang sulit
3. Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya, sebelum menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan waktu yang lama.
4. Mendahulukan pekerjaan darurat / mendesak, sebelum meyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang penting.
5. Melakukan aktivitas yang dapat mendekatkan mereka pada tujuan atau  mendatangkan kemaslahatan bagi diri mereka.
6. Menunggu batas waktu ( mepet ) untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
7. Skala prioritas disusun tidak berdasarkan kepentingannya, tetapi berdasarkan urutannya.
8. Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa.

~Menentukan urutan prioritas

            Dalam mengatur / me-manege waktu adalah penting untuk membuat skala prioritas. Manajement waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifatas/ pekerjaan dan menentukan skala prioriatas dari setiap pekerjaan tersebut. Letakanlah aktifitas yang geting pada daftar yang paling atas untuk segara dikerjakan baru diikuti dengan daftar uruta pekerjaanlain yang kurang prioritasnya.

Berikut adalah langkah-langkah pengelolaan waktu :

•  buatlah tabel rencana kerja bulan, mingguan, harian.

Tugas	Sangat penting mendesak	Penting tidak mendesak	Tidak penting mendesak	Tidak penting tidak mendesak

•  periksa kembali tujuan-tujaun yang ingin dicapai dan buat rencana pencapaianya hingga kepada kegiatan harian.
•  Urutkan kegiatan berdasarkan skala prioritas (tingkat kepentinganya), misalnya: yang paling dekat dengan tenggat waktu penyelesaian.
• Tentukan pekerjaan yang bisa didelegasikan
•   Beri tanda pekerjaan yang bisa didelegasikan.
•   Pindahkan pekerjaan yang belum bisa diselesaikan pada hari berikutnya
•  20% dari rencana kerja terlaksana, dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan.
•  Berikan waktu untuk tugas-tugas yang darurat. Apabila muncul tugas-tugas darurat, evaluasi kembali skala prioritas.

~Evaluasi Penggunaan Waktu

          Beberapa cara untuk mengelola waktu di kantor agar lebih efisien :

• a.       Instropeksi diri

Instropeksi diri atau menilai diri sendiri adalah suatu cara untuk mengenali diri sendiri sekaligus mengetahui kelemahan dan kekuatan yang ada pada diri kita sendiri. Kekuatan dan kelemahan yang sudah diketahui, kemudian dipadukan secara seimbang akan menghasilkan kualitas suatu pekerjaan dikantor yang lebih baik. Menilai diri sendiri, dimaksudkan agar tidak keluar jalur yang semestinya. Selain itu menilai diri sendiri juga berfungsi untuk mengevaluasi apakah pekerjaan yang selama ini telah dikerjakan semakin mudah, semakin sulit , semakin cepat atau malah  semakin lama.

• b.      Mengenali segala sesuatu yang membuat waktu boros.

Hal-hal yang dapat menyebabkan terjadinya pemborosan waktu tersebut dapat di identifikasikan sebagai berikut:

1.      Telepon

-berapa kali telepon nyasar

-pembicaraan yang tidak fokus

-tempat kita dekat dengan telepon kantor

2.      Pertemuan

-dimulainya terlambat

-tidak efisien, bertele tele,

-tidak fokus

3.      Penundaan

-hindari penundaan pelaksanaan tugas

-pekerjaan orang lain tertunda

4.      Tidak menemukan apa yang dicari

-lupa sesuatu yang baru saja diterimanya, filling system yang kacau

5.      Kertas kerja yang berserakan dan tidak teratur, tidak segera dibereskan.

-sibuk mengurus diri

6.      Iterupsi yang tidak perlu

-pembicaraan tentang kebijakan yang baru saja diambil pimpinan.

-ada argumentasi berkepanjangan.

7.      Kemelut

-kemelut membunyarkan kosentrasi

-sumber pemborosan

-menghabiskan energi

8.      Adanya gangguan

-tiba-tiba lampu padam

-telepon

-air

9.      Pelimpahan tugas yang berbalik

-diserahkan kepada bawahan, tapi akhirnya malah jadi beban atasan yang bersangkutan

• c.       Mengubah kebiasaan.

Empat langkah perubahan untuk menolong upaya mengubah kebiasaan yang dianggap sebagai sumber pemborosan waktu :

1.      Tulilsalah apa saja yang menjadi sumber pemboros waktu

2.      Buatlah dafta masalah yang ditimbulkan oleh kebiasaan yang memboroskan waktu(penundaan waktu)

3.      Visualisasikan kebiasaan yang mengemat waktu

4.      Kembangkan kebiasan mengingat waktu.

KESIMPULAN

 Manajemen waktu adalah suatu proses pengorgansasian dan pemikiran manusia dimana seseorang mengatur terlebih dahulu kebutuhan dan keinginan kemudian menyusunnya berdasarkan segi urutan kepentingan sehingga mampu menata dan menerapakan segala hal yang ada disekitarnya diantarannya mengetahui skala prioritasnya dan menjadikan seluruh hidupnya serasi dengan ingkungannya.

            Tindakan ini dapat mencakup penetapan prioritas bagi segala aktifitas dan dapat pula dengan cara pengorganisasian diri terhadap kehidupannya dengan mendahulukan hal-hal yang harus didahulukan untuk memperlancar kegiatan dan mencapai hasil yang memuaskan.

            Sementara waktu yang kita miliki sangat terbatas, tidak ada jalan lain selain membuat skala prioritas, yaitu melaksanakan pekerjaan dan tugas-tugas berdasarkan urutan kepentingannya. Orang-orang yang berhasil adalah orang–orang yang bisa mengorganisir diri mewujudkan cita-citannya dalam alokasi waktu yang ada.