MENGELOLA
PERTEMUAN
RAPAT
a. Pengertian rapat
rapat ialah pertemuan atau
perkumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan instsnsi pemerintah baik
dalam situasi formal maupun informal untuk membicarakan , merundingkan
. dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil keputusan bersama.
b. Tujuan Rapat
berikut beberapa tujuan
diadakannya rapat :
1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. untuk menyampaikan informasi , perintah pernyataan.
3. sebagai alat koordinasi antar intern atau ekstern
4. agar peserta rapat dapat ikut serta berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang
terjadi
5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
6. menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat)
c. Jenis - Jenis Rapat
rapat tidak akan lepas
dengan adannya komunikasi yang berlangsung antara orang - orang yang
berada didalam organisasi antara pimpinan dengan pimpinan, antara
pimpinan dengan bawahan, antara bawahan maupun
para pegawai dengan orang - orang diluar
organisasi.dengan jenis permasalahan yang berbeda.
jenis jenis rapat sebagai berikut :
1. jenis rapat ditinjau dari tujuannya
:
- Rapat
penjelasan ( teaching conference )
adalah rapat yang
diselenggarakan dengan tujuan untuk menyampaikan penjelasan mengenai kebijakan
yang ditetapkan oleh pimpinan sehingga memudahkan pelaksanaan tugas.
- Rapat
pemecahan maslah ( problem solving conference )
adalah rapat yang diselenggarakan untuk mencari pemecahan masalah
terhadap suatu masalah yang sedang dihadapi.
- Rapat
perundingan ( negotiation Conference)
adalah rapat yang diadakan
untuk menghindari timbulnya perselisihan dengan cara mencari jalan tengah
sehingga memberi kepuasan bagi pihak -pihak yang terkait.
2. berdasarkan sifat
a. Rapat formal
adalah rapat yang
dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu
menurut ketentuan yang berlaku dan pesertannya secara resmi telah
mendapat undangan.
b. Rapat Informal
adalah rapat yang diadakan
tidak berdasarkan suatu perencanaan formal, jenis rapat ini dapat terjadi
setiap saat, kapan saja, dimana saja, dan dengan siapa saja.
c. Rapat terbuka
adalah
rapat yang dapat dihadiri oleh seriap anggota materi yang dibahas bukanmasalah
yang bersifat rahasia.
d. Rapat tertutup
adalah
rapat yang dihadiri peserta tertentu dan biasannya yang dibahas menyangkut masalah masalah yang bersifat
rahasia.
3. Bedasarkan jangka waktunnya
a. Rapat mingguan
adalah
rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah
-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh peserta masing - masing.
b. Rapat bulanan
adalah
rapat yang diselenggarakan sebulan sekali, guna membahas masalah
masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh peserta rapat yang
terjadi pada bulan lalu.
c.
Rapat Semesteran
adalah
rapat yang diadakan setiap semester yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi
hasil kerja enam bulan lalu dan mengambil langkah selanjutnnya
dalam jangka waktu enam bulan berikutnya.
d.
rapat tahunan
adalah rapat yang diadakan setahun sekali, misalnya rapat pemegang saham, dsb.
4. jenis rapat ditinjau dari frekuensinnya
a. rapat rutin
adalah
rapat yang sudah ditentukan waktunnya (mingguan,bulana,tahunan)
b. rapat Isidental
adalah rapat yang tidak berdasarkan
jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi
d.
persiapan Rapat
persiapan harus direncanakan dan
dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat
berikut persiapan yang harus dilakukan :
1. penetapan tujuan rapat dan
acara rapat
2. penentuan waktu, tanggal,
hari, tahun
3. penentuan tempat
4. akomodasi -( biaya perjalan
dinas)
5. konsumsi
6. media/peralatan rapat
e. pelaksanaan rapat
1. suasana rapat berlangsung
terbuka
2. para peserta rapat
berpartisipasi aktif
3. adannya kendali dari ketua
rapat
4. hindarkan debat kusir
5. bahasa harus komunikatif
6. hindarkan monopoli ketika
berbicara
7. terdapat
keputusan dan kesimpulan rapat
8. adanya
notulen
f. unsur - unsur rapat
dalam penyelenggara rapat
bagian yang harus ada dan merupakan kesatuan yang utuh terdiri unsur-unsur
sebagai berikut :
1. tujuan
rapat
2. masalah
yang dirapatkan
3. pemimpin
rapat
4. peserta
rapat
5. media
rapat
6. notulis
dan sekretaris
g.
pengaturan Ruang rapat
tata ruang rapat khususnya
untuk ekstern, perlu diperhatikan hal hal sebagai berikut :
1. cahaya atau
penerangan
perlu diperhatikan apakah
ruangan perlu menggunakan penerangan buatan(lampu)
atau dengan cahaya dan sinar matahari (cahaya alam).untuk ruangan yang
menggunakan cahaya alam pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah
datangnya sinar. cahaya dapat memperlancar jalannya rapat, karena dengan
dipergunakan cahaya lampu maupun alam yang kekuatan cahayanya cukup untuk
melihat dengan jelas sehingga memudahkan menimbulkan semangat bagi peserta
rapat.
2. Ventilasi Udara
usahakan dalam ruangan
banyak udara masuk melalui lubang angin atau jendela kecuali ruangan yang
mempergunakan AC, agar tidak cepat melelahkan para peserta rapat.
3. pengaturan tempat
duduk
penataan
ruang rapat menjadi perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat dengan
bentuk tata ruang yang baik diharapkan komunikasi langsung.akan lancar, apabila
sebagian dipengaruhi oleh tata letak duduk yang berhadapan, ini akan
menimbulkan terjadinnya dialog antara sesama peserta rapat.
ruangan
rapat yang menyenangkan adalah udara yang bersih, tata warna yang cerah dan
sejuk. ventilasi cukup, dan penerangan lampu yang baik. bentuk tata ruang pada
umumnnya diatur dalam dua pola , yaitu :
a. bentuk pesergi, memungkin terjadinnya
komunikasi langsung
b. bentuk bundar, yang memungkinkan terjadi
komunikasi langsung menyeluruh
c. bentuk turih wajit, memungkinkan terjadi
komunikasi langsung menyeluruh
4. persiapan
keperluan akomodasi
akomodasi itu bisa berupa
pengianapan transporatasi dan kelengkapan sarana lainnya. rapt uyang memerlukan
akomodasi lengkap hanya terdapat dlam rangka khusu yang sifatnnya seluruh unit
kerja. alangkah baik jika akomodasi dapat dipenuhi dengan baik, sehinggga peserta
rapat akan senang dan rapat akan berjalan dengan baik.
5. persiapan rapat dan perlengkapan Rapat
persiapan
bahan yang dimaksud adalah persiapan admnistrasi, antara lain :
# undangan
# hasil rapat yang lalu
# hasil kertas para peserta yang akan di bahas
# alat alat tulis
# papan tulis ( white board/magnetic board)
# flip chart
# over head projector
# pengeras suara / sound system
# penggaris / tongkat petunjuk
# map/ tas untuk bahan rapat
# tustel, film, video
# minuman dan snack/ jamuan makan
# jumlah peserta yang diundang
# menyuisun acara dan daftar hadir peserta
# mempersiapakan rapat materi rapat
# membuat catatan rapat / notulen
# membagikan hasil rapat
#mengadakan tingkat lanjut
6. Memepersiapkan agenda rapat
agenda adalah suatu daftar menegenai pokok pokok pembicaraan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat
didalam pembuatan agenda hal hal yang harus ditetapkan ialah :
1. masalah
pokok yang dibicarakan
2. siapkan
orang orang yang akan datang
3. tanggal,waktu,
dan tempat yang tertentu diadakan untuk rapat
4. daftar
waktu pembahasan (time table)
akhirnnya
kelar juga , huft keriting ini tangan .....
semoga
Bisa bermanfaat ya , para Readers .. :D
comment
juseyo
maaf
banyak typo :D
